In der heutigen Technologielandschaft wird es immer schwieriger, alle Aufgaben intern abzudecken. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, setzen Unternehmen auf starke externe Partner in verschiedenen Bereichen, und die Softwareentwicklung bildet keine Ausnahme.
Die Wahl zwischen Inhouse-Entwicklung und Outsourcing der Softwareentwicklung ist für deutsche Unternehmen eine strategische Entscheidung. Steigende Gehälter, lange Besetzungszeiten und ein anhaltender Fachkräftemangel veranlassen viele Unternehmen dazu, das Zusammenspiel interner und externer Teams neu zu bewerten. Während Inhouse-Spezialisten laufende Investitionen in Rekrutierung, Weiterbildung und Bindung erfordern, stellt ein ausgelagertes Entwicklungsteam sofort verfügbare Expertise bereit. Es kann interne Kapazitäten in Spitzenzeiten ergänzen, die Umsetzung bei engen Zeitplänen beschleunigen und gezielt spezialisiertes Know-how einbringen. Ob im Rahmen einer Teamerweiterung oder mit einem vollständig dedizierten Entwicklungsteam: Outsourcing ermöglicht den Zugriff auf qualifizierte Expert:innen, verkürzt die Time-to-Market und sorgt dafür, dass Projekte planmäßig vorankommen.
Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Unterschiede zwischen interner Softwareentwicklung und Outsourcing hinsichtlich Kosten, operativer Aspekte und Steuerung. Zudem wird aufgezeigt, wie externe Teams Unternehmens- und Lieferprozesse nachhaltig stärken können.
Softwareentwicklung – Outsourcing vs. Inhouse: Kostenvergleich
Rekrutierungskosten
Die meisten Unternehmen beginnen mit interner Rekrutierung, die alles andere als kostenneutral ist. Zunächst fallen die Gehälter der Fachkräfte selbst an. In Berlin verdient eine Fachkraft für Softwareentwicklung im Durchschnitt 62.500 Euro brutto pro Jahr, ohne Boni oder Beteiligungen. Die Gehaltsspannen variieren je nach Rolle, Seniorität und individueller Erfahrung deutlich und können für eng spezialisierte, stark nachgefragte Profile wie KI-Architekt:innen bis zu 120.000 Euro erreichen.
Hinzu kommen weitere Rekrutierungskosten, etwa für interne Recruiter:innen, Recruiting-Tools, Active Sourcing sowie monatelange Such- und Auswahlprozesse, deren Aufwand sich schnell summiert. Bleibt die interne Rekrutierung erfolglos, greifen Unternehmen häufig auf externe Personalvermittlungen zurück. Diese verlangen in der Regel 15–30 % des jährlichen Bruttogehalts der vermittelten Person. Bei Softwareentwicklungspositionen – meist im oberen Gehaltssegment – bedeutet dies allein 12.500 bis 18.700 Euro an Vermittlungsgebühren. Darüber hinaus schätzen deutsche Recruiter:innen die Gesamtkosten pro Einstellung auf 6.000 bis 25.000 Euro, abhängig von Seniorität und Standort.
Die Ausgaben für ausgelagerte Softwareentwicklungsteams sind im Vergleich dazu geringer und deutlich besser planbar; die Rekrutierungskosten werden weitgehend vom Anbieter getragen. Statt individueller Einstellungsprozesse zahlen Auftraggeber feste Projektpreise oder monatliche Raten.
Der Anbieter verteilt Rekrutierungs- und Talentakquisekosten auf mehrere Projekte und reduziert damit die finanzielle Belastung für einzelne Kunden erheblich. Besonders über längere Zeiträume wird der Unterschied deutlich: Während eine interne Fehlbesetzung ein Unternehmen bis zu 30 % des Jahresgehalts der betreffenden Fachkraft kosten kann, ersetzen Outsourcing-Anbieter nicht passende Teammitglieder ohne zusätzliche Kosten. Damit übernimmt ein Outsourcing-Unternehmen für Softwareentwicklung die gesamte Verantwortung für Suche, Auswahl, Austausch und Skalierung des Teams – während Auftraggeber nur für die tatsächlich genutzten Kapazitäten zahlen. Das bringt einen weiteren Vorteil: Unternehmen können Teams flexibel auf- oder abbauen, ohne jedes Mal einen kostenintensiven Rekrutierungsprozess neu zu starten.
Lohnnebenkosten
Bei einem Inhouse-Softwareentwicklungsteam fallen zusätzlich zu den Gehältern erhebliche Lohnnebenkosten an. Im Durchschnitt betragen die Lohnnebenkosten 21 bis 22 % des Bruttojahresgehalts einer Mitarbeiterin bzw. eines Mitarbeiters in Deutschland und umfassen Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, bezahlten Urlaub, Boni sowie weitere Zusatzleistungen.
Beim Outsourcing sind die Lohnnebenkosten faktisch im Preis des Softwareentwicklungsanbieters enthalten. Die Beziehung ändert sich vom Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis zum Kunden-Dienstleister-Verhältnis, wobei der Anbieter für Sozialversicherung, Lohnabrechnung und andere Lohnnebenkosten der Fachkräfte verantwortlich ist. Anstelle von Gehalt plus Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung zahlt der Auftraggeber eine vereinbarte Servicegebühr.
Time-to-Hire
Eine lange Besetzungsdauer für Inhouse-Entwickler:innen verursacht hohe Kosten. Deutschland zählt weltweit zu den Ländern mit den längsten Recruiting-Zyklen: IT-Positionen bleiben in deutschen Unternehmen durchschnittlich 7,7 Monate unbesetzt. Bei Senior-Rollen kann sich der Einstellungszyklus allein auf bis zu 9 Monate ausdehnen. Rechnet man die typische Kündigungsfrist von 3 Monaten hinzu, vergehen bis zum Start einer Senior-Entwickler:in 9 bis 12 Monate. Die durchschnittlichen Vakanzkosten können pro offener Stelle rund 49.500 Euro erreichen. Insbesondere bei Senior-Profilen in den Bereichen Embedded Systems, AI oder IT-Security entwickelt sich dieser „leere Platz“ schnell zu einem der größten verdeckten Kostentreiber.
Während dieser Zeit verzögern sich Projekte oder bestehende Teams werden dauerhaft überlastet. Selbst nach Vertragsunterzeichnung mit der Fachkraft müssen Unternehmen zusätzlich 2 bis 3 Monate für das Onboarding einplanen, einschließlich Einarbeitung in Produkt, Codebasis, Branchenspezifika und interne Prozesse. In der Praxis bedeutet das: Eine im Januar ausgeschriebene Stelle wird erst gegen Ende des 3. Quartals voll produktiv, was zentrale Geschäftsprozesse deutlich beeinträchtigt.
Im Gegensatz dazu kann Softwareentwicklung im Outsourcing-Modell die Time-to-Hire um 2 bis 8 Wochen verkürzen und damit die Time-to-Start erheblich reduzieren. Typischerweise sind es 1 bis 4 Wochen, um ein kleines Team (z. B. 2 bis 5 Entwickler:innen) zusammenzustellen. Je nach Projektkomplexität kommen weitere 2 bis 6 Wochen für fachliches Onboarding und Wissenstransfer hinzu. Etablierte Anbieter halten eine aktive Bench, interne Talentpools und laufende Recruiting-Pipelines vor. Dadurch können spezialisierte Rollen deutlich schneller besetzt werden, als es einem einzelnen Unternehmen möglich wäre. Zudem arbeiten erfahrene externe Teams häufig parallel zu Inhouse-Teams, was die Umsetzung beschleunigt und Verzögerungen reduziert.
Gesamtkosten für Inhouse vs. Softwareentwicklung im Outsourcing
Um die tatsächlichen finanziellen Auswirkungen von Outsourcing der Softwareentwicklung zu verstehen, ist es wichtig, die Gesamtkosten für die Beschäftigung einer Entwickler:in in Deutschland zu vergleichen.
Ausgangspunkt ist das mediane IT-Gehalt von 62.500 Euro. Hinzu kommen die zentralen Kostenfaktoren der internen Personalgewinnung. Interne Einstellungen, Gebühren für eine Outsourcing-Agentur für Softwareentwicklung sowie Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung erhöhen die Gesamtkosten eines Inhouse-Entwicklers deutlich. Insbesondere die Vakanzkosten führen im Vergleich zum Outsourcing zu erheblichen Mehrbelastungen.
Die folgende Tabelle zeigt die Gesamtkostenunterschiede zwischen Inhouse- und ausgelagerten Entwickler:innen.
Kostenvergleich: Inhouse vs. Outsourcing pro Entwickler:in | ||
|---|---|---|
| Inhouse | Outsourcing | |
| Rekrutierungskosten | 22.500 EUR | ~ 0 € direkte Rekrutierungskosten |
| Lohnnebenkosten | 13.125 EUR | ~ 0 % (vom Anbieter übernommen) |
| Time-to-Hire | 49.500 EUR | 12.220 EUR |
| Weiterbildung | 1.500 bis 2.000 EUR | ~ 0 % (vom Anbieter übernommen) |
| Bürokratieaufwand | ~ 700 EUR | ~ 200 EUR |
| Gesamtkosten | ~ 87.325 EUR | ~ 12.420 EUR |
Skill-Gap, Weiterbildung und Mitarbeiterbindung: Inhouse vs. externe Teams
Fachkräftemangel und begrenzte Spezialisierung von Softwareentwicklungsteams sind strukturelle Herausforderungen – nicht nur in Deutschland. Der Branchenverband Bitkom berichtet seit Jahren von über 100.000 unbesetzten IT-Stellen und prognostiziert bis 2040 einen Mangel von bis zu 663.000 IT-Fachkräften; Besonders schwierig ist die Besetzung hochqualifizierter Expert:innenrollen. Gehalts- und Arbeitsmarktstudien zeigen, dass die Lage insbesondere in KI und Cloud-Architekturen schwierig ist.
Selbst wenn es Unternehmen gelingt, hochqualifizierte Expert:innen intern einzustellen, sind laufende Investitionen in Weiterbildung und Bindung erforderlich. Beispielsweise arbeiten deutsche Software- und IT-Unternehmen mit Weiterbildungsbudgets in der Größenordnung von ungefähr 1.500 bis 2.000 Euro pro Mitarbeiter:in und Jahr als Minimum; hinzu kommen Ausgaben für High-End-Zertifizierungen, die pro Entwicklerin bzw. Entwickler und Jahr leicht mehrere Tausend Euro zusätzlich beetragen können. Gezielte Weiterbildung ist zwar der richtige Weg, um Inhouse-Kompetenzen aufzubauen. Dennoch ist es anspruchsvoll, dauerhaft tiefgehende Expertise in mehreren Spezialgebieten wie Embedded Systems, IoT, Cloud und AI/ML intern vorzuhalten und gleichzeitig zu halten.
Hier kann Softwareentwicklungs-Outsourcing gezielt helfen. Es überbrückt den anhaltenden Skill-Gap, indem es sofortigen Zugriff auf spezialisiertes Know-how ermöglicht, das intern oft nur mit hohem Zeit- und Ressourcenaufwand aufgebaut werden kann.
Darüber hinaus teilen externe Entwicklungsteams ihre Erfahrung häufig mit den internen Teams der Auftraggeber und erhöhen so deren Kompetenz. In der Praxis arbeiten sie häufig eng mit Inhouse-Teams zusammen, ergänzen bestehende Kompetenzen, decken Nischenfähigkeiten ab, beschleunigen die Umsetzung und ermöglichen es internen Teams, sich stärker auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.
Administrativer Aufwand
Die Einstellung von Inhouse-Fachkräften ist stets mit einem erheblichen administrativen und regulatorischen Aufwand verbunden. So stellt etwa das Kündigungsschutzgesetz (KSchG), das Beschäftigte stark vor Entlassungen schützt, für Arbeitgeber eine hohe Anforderung dar. Ob organisatorische Veränderungen oder leistungsbezogene Themen – jede Kündigung erfordert eine sorgfältige Dokumentation und eine rechtlich belastbare Begründung.
Neben dem Arbeitsrecht müssen Unternehmen strenge regulatorische Pflichten erfüllen. Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter- oder Kundendaten verarbeitet, muss die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) einhalten, einschließlich Rechtsgrundlagen der Verarbeitung, Transparenzpflichten, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie Löschkonzepten. Ab 20 Mitarbeitenden, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, schreibt das deutsche Recht die Bestellung und Registrierung eines Datenschutzbeauftragten vor, was zusätzliche Kosten und organisatorischen Aufwand bedeutet. In Branchen mit besonders sensiblen Daten liegen die Anforderungen entsprechend höher.
Entscheidet man sich für das Outsourcing der Softwareentwicklung, liegt der Compliance-Aufwand beim Anbieter. Seriöse Outsourcing-Partner arbeiten mit DSGVO-konformen Prozessen und verfügen über ein Sicherheitsmanagement auf Basis von ISO/IEC 27001. Das bedeutet: Ein Großteil der operativen Compliance-Arbeit, etwa Sicherheitsdokumentation, Zugriffssteuerung, Prüfungsnachweise und Schutzmaßnahmen für die Datenverarbeitung, ist bereits in die etablierten Prozesse des Partners integriert.
Ein weiterer Vorteil ist die Skalierbarkeit. Unternehmen können ihre Engineering-Kapazität bedarfsgerecht ausweiten oder reduzieren, ohne den administrativen Aufwand, lange Kündigungsfristen oder die vertragliche Starrheit, die für Inhouse-Teams typisch sind. Outsourcing-Anbieter halten eine kontinuierliche Talent-Pipeline vor. So können Unternehmen innerhalb weniger Wochen Spezialist:innen einbinden, Kapazitäten in Lastspitzen vorübergehend erhöhen oder reduzieren, wenn ein Projekt in die Wartungsphase übergeht.
Steuerungsaufwand
Die Führung eines Inhouse-Engineering-Teams erfordert eine kontinuierliche Steuerung: Koordination, Leistungsmanagement, Mentoring, Konfliktlösung sowie administratives Controlling. Diese Aufgaben liegen in der Regel bei Product Ownern oder Engineering-Manager:innen. 62 % der deutschen mittelständischen Unternehmen geben an, dass interne IT-Teams zu viel Managementkapazität binden, was die Entscheidungsfindung und die Produktumssetzung verlangsamt.
Etablierte Softwareentwicklungsdienstleister verfügen über eigene Projektmanager:innen, Delivery Leads sowie QA-Koordinator:innen, die für reibungslose Abläufe sorgen – von Sprint-Planung und Dokumentation bis hin zu Reporting und Qualitätssicherung. Anstelle eines hohen Steuerungsaufwands kommunizieren Auftraggeber meist mit ein oder zwei festen Ansprechpartner:innen, stimmen Prioritäten ab und können sich stärker auf die geschäftlichen Ziele konzentrieren.
Externe Teams arbeiten zudem in etablierten Delivery-Frameworks wie Scrum, Kanban, SAFe oder ISO-konformen Entwicklungsprozessen. Das führt zu planbarer Kommunikation, schlankerer Dokumentation und deutlich weniger Management-Engpässen.
So wählen Sie den richtigen Outsourcing-Partner
Die Wahl des richtigen Outsourcing-Partners erfordert ein ausgewogenes Verhältnis aus technischer Expertise, Transparenz und operativer Reife. Achten Sie auf einen Anbieter mit nachweislicher Expertise in Embedded Systems, KI/ML und Cloud sowie einer belastbaren Erfolgsbilanz beim Aufbau stabiler, langfristiger Engineering-Teams.
Ein verlässliches Outsourcing-Unternehmen für Softwareentwicklung sollte klare Budgets, definierte Kommunikationszeitpläne und die vollständige Übernahme von Rekrutierung, Screening, Ersatz und Skalierung des Teams anbieten. Bevorzugt werden sollten Partner, die mit transparenten Prozessen arbeiten, spezialisiertes Know-how ohne zusätzliche Gebühren bereitstellen und sowohl kulturelle Passung als auch proaktives Projektmanagement nachweisen können. Der richtige Partner reduziert nicht nur den operativen Aufwand, sondern beschleunigt die Umsetzung und stärkt zugleich interne Kompetenzen.
Gleichzeitig gilt: Auch Outsourcing setzt ein klares Verständnis der eigenen Projektanforderungen und eine strukturierte Kommunikation voraus. Gute Partner vereinfachen diesen Prozess durch systematische Discovery-Workshops, in denen User Stories, Architekturannahmen, empfohlene Technologie-Stacks, Budgetrahmen und Zeitpläne gemeinsam erarbeitet und dokumentiert werden.
